Da jeder einen unterschiedlichen Anfahrtsweg hat, würde ich mal schätzen, dass die ersten am frühen Nachmittag eintrudeln. Bis 17:00/18:00 sollte der überwiegende Teil eingetrudelt sein.
Wenn du was anbieten willst, dann wäre 18:00 Uhr ein guter Startpunkt.
Die Orga kann da aber wahrscheinlich genauere Zahlen liefern?