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Toro

Papierloses Büro

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Mal eine Frage an die versammelte Nerdschaft. Wer von euch hat den ein DMS (Dokumenten Management System) im Einsatz? Wenn ja welches und wie bekommt ihr die Dokumente in den Rechner?

HG
Toro

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Sowohl als auch. Es geht um eine Lösung für privat und/oder einen kleinen Betrieb. Die Lösungen für Firmen kommen typischerweise mit einem seriösen Preisschild daher, was den Rahmen etwas sprengt.

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Bitfarm Archiv Dokumentenmanagement. Das ist eine kostenlose Open-Source-DMS Lösung. Allerdings kenne ich das nur vom Namen her.
Laut der Webseite ist es kostenlos für Privatpersonen und Kleinbetriebe.
https://www.bitfarm-archiv.de/

Edited by Chillur
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Privat fotografiere ich alles, was wir an Dokumenten bekommen. Das synct auf meine Synology und dort verteile ich das in logisch sortierte Ordner.

Papier und Ordner suckz

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vor 35 Minuten schrieb metallian1:

Privat fotografiere ich alles, was wir an Dokumenten bekommen. Das synct auf meine Synology und dort verteile ich das in logisch sortierte Ordner.

Papier und Ordner suckz

Genauso handhabe ich das auch, allerdings ist das kein DMS bzw. kein DM Prozess.

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vor 6 Minuten schrieb Lukarnam:

Genauso handhabe ich das auch, allerdings ist das kein DMS bzw. kein DM Prozess.

ManualDMS 1.0 🙂

Der Prozess ist: 

Fotografieren
Sync
Verteilen
Vergessen

 

 

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Nennen wir diese Strategie Plan Omega ^^. Davor sollte es dann doch noch andere Umsetzungen geben?

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Wir benutzen bei uns im Unternehmen ELO. Das gibt es in einer abgespeckten Version auch als Professional Lizenz. 

https://www.elo.com/de-de/produkte/elo-ecm-suite/eloprofessional/ueberblick-eloprofessional.html

Da aber Preise fehlen, vermute ich, dass auch die Professional Lizenz außerhalb Deiner preislichen Wohlfühlzone liegt (wer nach dem Preis fragt, kann es sich nicht leisten ;) )

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Hab gerade gesehen, dass die auch noch ein kleineres ELO-Office anbieten. Mal schauen was das kann, respektive nicht kann.

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Eine Option für "echtes DMS" wäre MS 365 Business Service - für kleine und mittlere Unternehmen, bis hin zu 300 Lizenzen.

Zusätzlich zu den bekannten Office (Word, Excel, Outlook, ...) und vielerlei nützlicher Tools gibt es SharePoint, welches weitgehend alle Ansprüche an ein kontrolliertes DMS erfüllt (Authentifizierung, Authorisierung, Authoring, Upload, individuelle Charakteristiken (Metadaten), Versionierung, Check-Out/-In, Freigabe, Standard- und individuelle Workflows, ...) alles in der O365 Cloud inkl. Governance und Infrastruktur (Backup, Restore, ...).

Der Leistungsanspruch ist sehr gut messbar, daher die Kosten kalkulierbar. Administrationsaufwände sind auch gering (ein bis wenige FTEs, nach Bedarf).

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Bin gerade dabei mir einen Überblick über das Bitfarm DMS zu verschaffen, welches Chilur erwähnt hat. Da finde ich den Satz "Revisi­ons­sichere Archi­vierung nach gesetz­licher Vor­gabe" gerade sehr reizvoll. Dieses Feature gibt es bei ELO-Office auch aber mit einer merkwürdigen Fußnote versehen. Da muss ich mich noch schlau machen.

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vor 8 Minuten schrieb Toro:

Bin gerade dabei mir einen Überblick über das Bitfarm DMS zu verschaffen, welches Chilur erwähnt hat. Da finde ich den Satz "Revisi­ons­sichere Archi­vierung nach gesetz­licher Vor­gabe" gerade sehr reizvoll. Dieses Feature gibt es bei ELO-Office auch aber mit einer merkwürdigen Fußnote versehen. Da muss ich mich noch schlau machen.

Revisionssichere Archivierung ist bei uns außerhalb der DMS Domäne.

WIrklich zu archivierende Dokumente werden an die Infrastruktur "Archivierung" übergeben, weil die Vorgabe spezielle Hardware erfordert (WORM, z.B. http://www.emc-centera.com/emc-centera-overview/) und großen Aufwand (Migrationsprojekte) erzeugt. Meines Wissens nach müssen nur bestimmte Geschäftszweige nach gesetzlicher Vorgabe revisionssicher "archivieren", der Rest kommt mit gesicherter Ablage ("Speicherung" + Prozessdokumentation) aus.

Edited by Lukarnam

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